いつもお読みいただきありがとうございます。
船井総研の石黒翔太です。

前回に引き続き、今を勝ち抜く事務所として顧客を囲い込み、有効なアプローチとしての「顧客管理戦略」についてお送りさせていただきます。

本日は【運用編】ということでより、実践的な中身と事例についてご紹介させていただきます。

早速ではございますが、顧客管理の方法として先生方の事務所では下記のようなお悩みがあるのではないでしょうか

①そもそも顧客管理が出来ていない状態
②顧客情報が事務所内で共有されておらず、対応がチグハグになっている
③所員の担当案件の進捗状況がリアルタイムで分からない
④当月の売上や先々の月の売上見込みはいくらか瞬時に分からない

今回は上記のような課題をお持ちの事務所様のために顧客情報を正しく管理でき、いつ・どこでも業務が行うことが可能な反響/案件管理・工程管理システムの1つである「kintone」を中心としたデジタルツールの活用事例をご紹介致します。

①そもそも顧客管理が出来ていない状態

顧客管理は業績アップのためのファーストステップですが、そもそも顧客管理を出来ていないという事務所様は多いかと思います。顧客管理をしていても、管理しているファイルが所員によって異なったり、管理形式が異なっているケースも多いと思います。

顧客とのコミュニケーションを円滑にし、顧客との関係性を築く上では、適切な顧客管理は最も重要です。

顧客管理の際にオススメとなるのが「kintone」です。法律事務所向けの顧客管理システムは数多く出回っており、どのシステムが事務所に合っているのか探すだけでも一苦労かと思います。

「kintone」はサイボウズ社が提供しているクラウドアプリ構築システムであり、大きな特徴として、「簡単に」「素人でも」カスタマイズをすることが可能です。

予めカスタマイズされた商品も複数用意されており、弊社でも「船井ファストシステム」という商品名で士業向けにカスタマイズしたkintoneを提供させていただいております。

システム上に顧客管理を統一することで、誰でも同じ情報を見ることができ、どの顧客の案件が動いているのか、どのような進捗状況なのかをリアルタイムで見ることが可能になります。

システムの導入は一朝一夕では実現するものではないですが、ニューノーマル時代に対応するために、今から顧客管理のシステム化を実現していただきたいです。

【実際のKintone画面にてご案内も可能です。下記URLより無料相談をお申し込み下さい】
https://funaisoken.ne.jp/samurai271_bengoshi/inquiry.html

②お顧客情報が事務所内で共有されておらず、対応がチグハグになっている

こちらはkintoneと受電時に顧客情報を自動で見える化するシステム「カイクラ」を連動させることで案件データを瞬時に呼び起こすことで解決できます。

※【 「カイクラ」の着信ポップアップ画面イメージ】

これにより、
・受電と同時に顧客情報が表示され、事務所内担当者や顧客情報が瞬時に把握できる
・新規受電か既存客受電か受電時に把握できるので、特に相続新規客への面談誘導を電話対応スタッフが対応可能に
・kintoneと連動する事でkintoneへの入力情報が表示され、担当者でなくても電話対応が可能に
といったことが実現できております。

③所員の担当案件の進捗状況がリアルタイムで分からない

こちらはkintone内に搭載されている「案件管理アプリ」を活用すると、把握することが可能です。

上記画像の通り、受任後の未完了案件を一覧で確認することができますので、
各案件別に「誰が担当していてどんな案件なのか」「いつまでに完了予定の案件で現在の業務進捗がどういった状況なのか」といった情報がいつでも誰でも確認することが可能となります。

これにより、上記期日を確認しながら一つずつ処理していけば良いので、業務の遅延が軽減されることだけでなく、各人の担当業務や期日を紙に書きだしたり、頭の中で何をすべきかを考えたりする手間もなくなります。また、代表以外の方でも代表の指示を仰ぐことなく優先順位をつけて業務に着手ができることで所内の生産性が向上へと繋げることができます。

③当月の売上や先々の月の売上見込みはいくらか瞬時に分からない

こちらは、案件登録時に「受注額」を入力することで売上見込額、未計上進捗案件額、実入金額が把握できる・売上見込額、未計上進捗案件額、実入金額等が把握できるようになります。

これにより、自動で当月の売上や先々の売上見込みのような経営数値をリアルタイムで確認することができます。

以上、士業事務所がkintone（案件管理・工程管理システム）の具体的な運用方法ついてお伝えさせていただきましたが、改めて「どの案件の」「どの業務を」「誰が」「いつまでに」完了させなければならないのかをいつでも・誰でも把握できることで業務遅延の軽減だけでなく、新しいマーケティング施策に向けての所内分析にも役立たせることができます。ぜひ一度、皆様の案件管理・工程管理方法を見直していただけますと幸いです。

今回説明させていただいた機能や内容はほんの一部になります。より詳しく知りたいという方は下記URLからお問い合わせくださいませ。

【無料個別相談】
https://funaisoken.ne.jp/samurai271_bengoshi/inquiry.html

今回もお読みいただきまして、ありがとうございました。
次回のコラムでは【応用編】として新規売上アップの為のシステム設計についてお伝えさせていただきますのでお楽しみに！

【執筆者：石黒 翔太】