「現場」を見続けて分かった”伸びる”事務所の共通点！平積みの書類…面談スペースが…

いつもメルマガをご覧いただきありがとうございます。
相続・信託ビジネスグループの今井富次平です。

伸びる事務所はここが違う！

私は相続のコンサルティングをさせていただいている役得で
多くの事務所の現場を生で見学させていただける機会が多くあります。

その中で今回は成功している経営者に教えてもらったことや
見学の中で気づかせていただいた特徴を紹介します。

よく「オフィスのつくりこみ」と「経営」を
掛け合わせた本や記事がありますが、
規模的に士業事務所では取り入れづらい…というお声もよく聞きます。

今回紹介する事例は実際に士業事務所で取り入れているものだけを
お伝えしますので参考にしていただきやすいと思います。

①面談スペースの作りこみ

相続分野の売上の公式は
売上＝客数（＝面談数×受任率）×客単価
になります。
面談スペースの作りこみは受任率に直結し、
顧客満足度にも影響するため
取り組みを考えたことのある先生も多いと思います。

伸びている事務所様で実際に取り組まれていたことは

相談の声が漏れない気遣い
です。

相続の相談はデリケートな内容であることも多いため
相談室から内容が漏れないように
相談ルームに音楽を流す事務所様や
ホワイトノイズで音が漏れないようにしている事務所様がございます。
→ネット通販で3,000円くらいから購入できます。

また以前は決済業務などに取り組んでいたが
相続に舵を切った事務所様だと
事務所で面談をすることを想定していなかったため
事務所の一角で面談をしているという場合もあります。

しかし相続の相談は人生で1回か2回目で
かつ普段関わりのない士業に相談に来るということで
緊張している方も多いです。

そのためなるべく緊張を払拭できる面談室の作りこみが重要です。

②受任ツールの整備

相続の面談ではツールの使用が必須です。
ツールがないと重要性が正しく伝わらないリスクや
お客さんもその場では理解できた”つもり”になってても
帰って考えてみたら良く分からず頼むのを辞めてしまう
というようなこともあります。

このような理由から成功している事務所では
お客さんの状況別に提案する商品を設計し、
提案する商品毎に「提案資料セット」を準備しています。

例えば遺産整理業務では
・相続全体の流れ資料
・遺産整理の説明資料
・金融機関との比較資料
などがファイリングされています。

このように1商品に1ツールセットを準備することで
面談対応者によって受任率が変わらないというメリットもあります。

③書類の整備

執務室に書類が乱雑に積まれているという
事務所様も多いですが（特に後見の書類）
それだとあの書類はどこだっけ…ということになったり
目に入る書類から手を付けてしまうため
期限がシビアではない遺産整理業務などだと
書類が目に入っていなかったために後回しになってしまっていた
という事務所様もありました。

対して成功事務所様でやっていたことは
まず紙じゃなくて良いものは徹底的にデータ化していく
ということで、
書類でとっておくものも平積みはせず
キャビネット内に整理しています。
また終業後には全ての机の上に書類を残さない
というルールを作っている事務所もありました。

メモに関しても付箋や紙を使っている事務所もありますが
そこに関してもチャットツールで統一した方が
抜け漏れがなくなったりログが残るメリットがあります。

ここまでお読みいただきありがとうございました。
今後も士業事務所を見学させていただく中での
学びを発信させていただきます。

また成功事務所の事務所内や執務を生で見てみたい
という先生向けに
船井総研では毎年1回視察ツアーを開催しています。
2023年は9月10日、11日に沖縄で開催予定です。
近日詳細を公開予定なのでご興味いただけましたら
是非お申込みください。