【法律事務所向け】業績アップのためのシステム導入のポイントとは

こんにちは。株式会社船井総合研究所士業支援部企業法務グループの依田でございます。
いつもメルマガをご愛読いただき誠にありがとうございます。

近年、ITツールの導入は急速に加速しており、企業のデジタル化が進んでいます。ITツールを導入することで、タスク管理や顧客情報の管理等業務をスムーズに行うことができるからです。このようなデジタル化の動きは法律事務所にも当てはまっており、顧客管理システムや業務管理システム、事件処理システムが数多く普及しております。既に上記のようなシステムを導入している事務所様も多くいらっしゃるかと思いますが、導入したとしても「売上には貢献していない」、「業務処理方法が変化することに対して従業員が納得していない」といったお悩みもあるのではないでしょうか。
もちろん、
①事務所の代表がシステムの導入を強く推し進める
②システムに関する担当者を設置し、長期的に導入を推進
③効率化されたことで生まれた時間を別の業務に充てる
上記のようなステップを踏むことで業績アップを図ることが可能ですが、実際に実践できている事務所様は決して多くないのが実情です。
そこで、本コラムでは、業績アップにつながるシステムとは何か、導入によって期待できる効果、実践されている事務所さまの成果事例についてお伝えさせていただきます。
皆様の日々の事務所経営の一助になりましたら幸いです。

業績アップに貢献するシステム

まず、「業績アップに必要なこと」は、弊社では下記の業績アップ方程式の因数の最大化であると考えております。

上図の中で「反響数（お問合せ数）」、「面談誘導率」、「受任率」はシステムの導入によって改善を図ることができるため、案件数を最大化することで、生産性が最大化され、売上（業績アップ）に繋がるという仕組みです。※事件処理システムの導入による業務効率化による生産性向上は数値化することが難しく、業務効率化によって新たに生み出された時間をどのように活用するかによって業績アップが左右されるため、上図の方程式には含めておりません。
では「反響数（お問合せ数）」、「面談誘導率」、「受任率」を改善するために必要なシステムは何か、それぞれお伝えいたします。

顧客獲得支援システム＜反響数最大化＞

まずはWeb経由の問い合わせ最大化を図るための顧客獲得支援システムである、チャットボットについて解説します。
チャットボットとは一言で表すと自動会話プログラムと言い、予め質問や回答を設定することで、訪問者が選択した内容によって自動で返信を行うロボットを指します。
Webサイトの下側に「お困りごとはございますか？」等のメッセージとともに表示されているのを一度は目にしたことがあるのではないでしょうか。チャットボットを導入することで、事務所が訪問者に閲覧してほしいページや訪問者のニーズを満たすページへ適切に誘導することができるようになり、お問合せへの誘導率改善を図ることができます。特に効果が出やすいWebサイトの特徴は以下3点に1つでも当てはまるWebサイトです。
・セッション数が多い
・ページ数が多い
・Webサイトの導線設計を実施していない
上記の当てはまるWebサイトをお持ちで、Web経由のお問合せ数に課題を抱えている事務所様はWebサイトのパフォーマンスを発揮できていない状態であるといえます。チャットボットの導入でお問合せに繋がるような導線を整備し、反響数最大化を図りますしょう。
【チャットボット導入事務所様の成果事例】

顧客育成システム＜反響数最大化＞

次に「顧客育成システム」について解説します。まず、「顧客育成（リードナーチャリング）」とは獲得した見込客の購買意欲を高め、将来的な受任を図るマーケティング方法で、法律事務所では定期的なメルマガ配信やセミナー開催がこちらに当てはまります。
この「顧客育成」のために必要なシステムの1つがメールマガジン配信システムです。定期的にメルマガ配信を実施することで「関係性の強化」、「認知度の向上」、「セミナー参加誘導」を実施することができるようになり、受信者の温度感を高める効果が見込めるからです。特にセミナー参加誘導について、多くの事務所様がセミナー開催にあたって紙媒体のDMを送付されるケースが多いですが、DMによる告知はセミナー開催ごとにDMデザイン費用・印刷費用・発送費用が掛かるため、費用対効果は低い傾向があります。一方、メールマガジンによるセミナー告知は、過去名刺交換先や過去セミナー参加者、見込客に対してメルマガシステム費用のみで実施することができるため、費用対効果の改善を図ることができます。下記に当てはまる事務所様はメールマガジン配信システムの導入を推奨しております。
・セミナー集客の費用対効果を改善したい
・既存客、見込客へのアプローチを実施したい
・事務所の認知度を上げたい
【メールマガジン配信システム導入事務所様の成果事例】

営業管理システム＜面談誘導率・受任率最大化＞

最後に営業管理システムについて解説します。法律事務所の営業管理システムで重要なポイントは主に以下の3点です。
①相談案件を可視化
②営業フェーズ別の相談案件ステータス管理
③相談対応の内容管理
【①相談案件を可視化】
事務所が抱えている相談案件を可視化することで商談の取りこぼしを防止することが可能となります。また、システム導入によって相談案件をリアルタイムで確認することで、事務所に複数の弁護士がいる場合は自分以外の弁護士の相談案件の進捗を確認することができるようになり、次に何をするべきかのアクションを指示することが可能となります。

【②営業フェーズ別の相談案件ステータス管理】
相談案件の中でもいくつかの営業フェーズに分類し、可視化することで、営業活動におけるボトルネックを分析することが可能となります。弊社では主に営業フェーズを以下の5フェーズに分けております。
①未対応
②荷電・メール済み
③面談確定
④回答待ち
⑤長期追客
例えば、「②荷電・メール済み」のフェーズに相談件数が多い場合は、メールを送付したまま放置されてしまっている可能性が高いため、「リマインドのメールを送付したり、面談誘導のためのメール内容の修正する」等の適切な改善施策を打つことが可能となります。

【③相談対応の内容管理】
相談対応内容の管理とは、面談時のヒアリング内容や提案事項を管理することで、受任率改善のためのPDCAを回す分析材料をまとめることです。
受任率を改善するには営業会議が不可欠ですが、弁護士ごとの相談方法や提案内容を正確に管理していなければ、営業会議を実施することすら難しいです。相談案件ごとに提案内容を管理することで、事前に提案内容を改善することができ、失注した案件に関してなぜ失注したのか、今後どのような対策を講じるべきなのか、という精度の高い会議を行うことができるようになります。

このように、営業管理システムによって面談誘導率、受任率改善を図ることが可能です。
以下に当てはまる方は導入をご検討いただきたいです。
・お問い合わせは来ているが、受任に繋がっていない
・弁護士が複数在籍しており、相談案件を一括で管理できていない
・弁護士によって受任率に差がある

おわりに

いかがでしたでしょうか。業績アップを図るためのシステムとは、マーケティング活動や営業部門領域におけるシステムです。特に、
・売上が減少している
・Web経由のお問い合わせ数が減少している
・問い合わせ数は減少していないが、受任数が減少している
という事務所様にはぜひ上記のようなシステムの導入をご検討いただきたいです。
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