士業事務所がセミナーを開催するまでの流れとは

船井総研では自社開催・士業事務所での開催を含めて年間100件以上のセミナーに関わらせていただいております。

「今までセミナー開催の経験がない」

「セミナーの品質をより向上させたい」

という事務所様に向けて、船井総研が考える、セミナーまでに必要になる準備とその流れについて解説いたします。

セミナー開催に向けての流れ

• ①テーマ選定
• ②リストの準備
• ③商品（落としどころ）の設定
• ④開催方法の決定
• ⑤集客
• ⑥事前フォロー
• ⑦セミナー当日
• ⑧事後フォロー

 

①テーマ選定

セミナー開催において、テーマの選定は最も重要になります。開催する商圏やターゲットに応じて適切なテーマを設定できるかどうかで、同じ費用をかけても最終的に集客できる人数に大きく差が生まれます。

船井総研では全国の事務所におけるセミナー開催実績や時流分析を基に、最適なテーマのご提案をしております。

例えば、法律事務所がセミナーを開催する場合、「問題社員対応」は、100万人商圏～300万人商圏に適したテーマ設定です。集客数・顧問契約獲得数共に良い成果となる傾向にあります。

また、「業態・業種特化」は、500万人商圏以上であってもセミナー参加数は伸び悩みます（20名前後）が、参加者あたりの顧問契約獲得率は高い傾向にあります。

事務所の商圏人口に適したテーマ設定を行いましょう。

②リストの準備

DMを送付し集客する場合には、送付先のリストが必要になります。テーマによって、「業種・企業規模・従業員数・地域」を絞り込みしたうえでリストを購入することが一般的です。リストの購入先は多岐にわたりますが、約1,000件で150,000円ほどのコストになります。仮に、新規リストを購入してセミナー開催する場合には、リスト購入費用を鑑みたうえで数値計画を立てましょう。

また、勤務している方々の過去名刺交換先、事務所の顧問先、過去お付き合い先などの連絡先を整理いただき「ハウスリスト」として活用することも効果的です。

新規リストへの告知よりも反響率が高くなる傾向にあるため、セミナー開催時のコスト削減に繋がります。事務所のハウスリスト数は継続的に追いかけるKPIとして設定しておきましょう。

③商品（落としどころ）の設定

セミナーでも情報発信をするだけでは得られる効果を最大化することはできません。テーマに沿った落としどころとなる商品を設定し、セミナーの中でその商品に興味を持っていただく必要があります。

ただし、落としどころが顧問契約のみの場合、購入ハードルが高すぎるため、成果に繋がりにくい傾向にあります。フロントエンド商品（入口商品）も落としどころとして用意しましょう。

例えば、「未払い残業代対策セミナー」の場合、「残業代リスク診断」をまずは購入していただき、どの程度の残業代請求リスクを抱えているのか可視化させてから顧問契約へ誘導します。

また、「問題社員対策セミナー」の場合、「就業規則リスク診断」をまずは購入していただき、問題社員と解雇を争う場合などで適切な就業規則となっているのかを診断してから顧問契約へ誘導します。

このように顧問契約に繋げるための商品つくりも重要なポイントです。

④開催方法の決定

2019年まではリアル開催が一般的でしたが、新型コロナウイルスの感染拡大以降はオンラインでセミナーを開催する事務所が増加し、今では一般的になっています。

リアルセミナーの特徴は、参加者あたりの受任率が高いこと、開催にあたってのオペレーション工数が掛かること、開催にあたってのコストが高いことです。

参加いただく方は、会場まで足を運んでいただけており、また、登壇者と面と向かってコミュニケーションを取ることになります。そのため、参加者あたりの受任率が高くなる傾向にあり、リアル開催の場合には約10％、オンライン開催の場合には約3％と大きな開きがあります。

開催にあたっては、先程お伝えしたようにリストの準備はもちろんですが、開催会場も抑える必要があります。開催会場は最低でも開催日の2ヵ月前には確保する必要があります。

そのため、年間のセミナー開催スケジュールを明確に決めておかなければ後手を踏むことになります。目安として、開催日の4ヵ月前にコンテンツ策定、2ヶ月前に会場予約・ＤＭ作成、1ヵ月前にＤＭが到着、2週間にリハーサルとなります。余裕を持ったスケジューリングを行いましょう。

オンラインセミナーの特徴は、参加者あたりの受任率が低いこと、開催にあたってのオペレーション工数が少ないこと、開催にあたってのコストが低いことです。

先程も触れたように、オンライン開催の場合にはリアルなコミュニケーションがない分、受任率が低くなる傾向にあります。

ただし、開催にあたっての工数は少ないため、受任率が低い分、開催頻度を高くすると良いでしょう。初回開催分のコンテンツを収録しておき、3回4回と配信するケースもあります。なお、慣れない配信ツールを利用する場合には、入念なリハーサルを行いましょう。配信トラブルにより開催自体が中断されてしまわないように操作方法などの確認を徹底いただければと思います。

船井総研ではリアル・オンラインに関わらず、当日のセミナー運営のお手伝いもさせていただいておりますので、ご不安な方はお気軽にお問合せください。

⑤集客

セミナーの内容が固まったら、いよいよ集客に入ります。テーマによって最適な集客方法は異なりますが、DM、メルマガ、ニュースレター、プレスリリース、自社メディア告知が主な集客手段となります。

集客媒体に問わず、必ず下記の内容は盛り込むようにしましょう。

・開催日時

・参加方法（オンライン開催・リアル開催）

・参加特典（ツール・法律相談など）

・講座内容（アジェンダ形式で大枠を示すこと）

・登壇者（自己紹介・過去の実績）

・参加申込み方法（WEB経由・FAX経由）

⑥事前フォロー

セミナーにお申込みをいただいた方には事前フォローを実施してください。

お申込みいただいたメールアドレスからお礼と事前面談のお願いをお送りします。オンライン開催の場合には配信ツールのURLなどを忘れずにお送りしましょう。

面談の際には申し込まれたきっかけ・お困りごとやセミナーに求める内容をお聞きいただくことで満足度の向上と期待度の見極めを行なうことができます。

また、開催日の7日前と前日にはリマインドメールをお送りすることで欠席を防止しましょう。

⑦当日に向けての準備

当日に向けてはテキストと振り返りシートの作成をいただく必要があります。

テキスト作成に力を入れすぎて文字で埋め尽くされているテキストを時折見かけますが、「1スライド1メッセージ」を意識し、見やすいものを心がけましょう。事前フォローでヒアリングした内容をテキストに反映することで参加者の満足度も飛躍的に向上するでしょう。

振り返りシートでは、セミナーの満足度、現在のお困りごと、他に気になるテーマ、無料相談の希望についてアンケート形式で回答できる資料の準備が必要になります。オンラインセミナーの際にはWebフォームをご活用いただくのがよろしいかと思います。

⑧事後フォロー

回答いただいた振り返りシートを基に、お礼と追いかけの連絡をしていただきます。無料相談のご希望をいただいた方とはすぐに日程の調整を行ないましょう。

終わりに

以上がセミナー開催に必要な準備と流れになります。

いかがでしたでしょうか？

より詳しく知りたいという方はお気軽にお問い合わせください。